Η σημασία που έχει το οργανόγραμμα σε μια επιχείρηση
Το οργανόγραμμα μίας επιχείρησης αποτελεί το βασικότερο δομικό της εργαλείο και είναι ταυτόσημο με την έννοια της οργάνωσης. Με άλλα λόγια, το οργανόγραμμα ορίζει τη σειρά και την κατεύθυνση προς τελικούς στόχους, εξυπηρετώντας το όραμα, τους σκοπούς και τις ενέργειες της επιχείρησης. Θα μπορούσαμε να αντιστοιχίσουμε ένα οργανόγραμμα με τον φέροντα σκελετό μίας οποιασδήποτε οικοδομής, που πάνω του θα στηρίξουμε τα υπόλοιπα κομμάτια της κατασκευής.
Το οργανόγραμμα είναι μία αποτύπωση της ιδανικής δομής που έχει επιλέξει μία επιχείρηση, απεικονίζοντας όλες τις ομάδες ομοειδών λειτουργιών αλλά και τις αντίστοιχες υποομάδες, οι οποίες σε συνεργασία μπορούν να οδηγήσουν την επιχείρηση στην επίτευξη του σκοπού της.
Σύμφωνα με έναν άλλο ορισμό, το οργανόγραμμα αποτελεί τη σχηματική απεικόνιση της οργανικής διάρθρωσης της επιχείρησης, παρουσιάζοντας γραφικά τις κύριες λειτουργίες και τις σχέσεις εξουσίας.
ΓΙΑΤΙ ΝΑ ΕΧΩ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ;
Η έννοια της οργανωτικής δομής ορίζεται ως ο τρόπος με τον οποίο είναι διευθετημένα να λειτουργούν τα διάφορα μέρη μίας επιχείρησης. Αποτελεί με άλλα λόγια το σύστημα των σχέσεων επικοινωνίας και εξουσίας που συνδέει το ανθρώπινο δυναμικό της επιχειρήσεις και τις ομάδες για την επίτευξη διαφόρων ενεργειών, οι οποίες θα οδηγήσουν στην υλοποίηση των τελικών στόχων της επιχείρησης.
Γιατί όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν οργανωτική δομή;
Οι επιχειρήσεις ως οργανισμοί επηρεάζουν έμμεσα ή άμεσα το μικροπεριβάλλον στο οποίο δραστηριοποιούνται. Φέρουν νομική, αστική και κοινωνική ευθύνη στα σύνολα ή υποσύνολα στα οποία προσφέρουν προϊόντα ή υπηρεσίες, ανεξάρτητα αν ο απώτερος σκοπός τους είναι το κέρδος. Η συνοχή, η αποτελεσματικότητα και η επιχειρησιακή ικανότητα μίας επιχείρησης βασίζεται κυρίως στην οργανωτική της δομή.
Η οργάνωση στο πλαίσιο μίας επιχείρησης αποτελεί το σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού της το οποίο λειτουργεί έχοντας κοινό όραμα, κοινούς σκοπούς και συγκεκριμένους στόχους τόσο ανά άτομο όσο και ανά ομάδα. Κατ’ αυτόν τον τρόπο υπάρχουν πλαίσια που είθισται να ονομάζονται πολιτικές ή διαδικασίες, οι οποίες με τη σειρά τους καθορίζουν τις ενέργειες στο χρόνο καθώς και το αποτέλεσμα αυτών. Συνεπώς, κάθε άτομο είναι έτσι σε θέση να γνωρίζει το λόγο για τον οποίο βρίσκεται εκεί, τι ακριβώς θα πρέπει να κάνει και τι αναμένετε από αυτόν. Ξέρει σε ποιον πρέπει να αναφερθεί, από ποιον να πάρει βοήθεια και σε ποιον θα πρέπει να ζητήσει το οτιδήποτε.
Η λογική της οργανωτικής δομής μίας επιχείρησης, ανεξαρτήτως μεγέθους ή αντικειμένου, προσπαθεί να συντονίσει όλα αυτά τα επιμέρους υλικά και άυλα αγαθά (δηλ. τους πόρους), δομές και υποδομές, έτσι ώστε οι επιχειρήσεις εν τέλει να είναι κερδοφόρες, να διέπονται από καλή φήμη, να έχουν ευχαριστημένους εργαζόμενους, να προσφέρουν σωστά προϊόντα ή υπηρεσίες ενίοτε με κοινωνικές προεκτάσεις.
Ακόμα, η οργανωτική δομή βοηθά τα στελέχη της επιχείρησης να εντοπίσουν τις αρμοδιότητες τους αλλά και τις αρμοδιότητες των άλλων, επιτρέποντας έτσι την αποφυγή συγχύσεων για τη θέση κάθε ατόμου στην επιχείρηση. Έτσι, ορίζονται επ’ ακριβώς η ιεραρχία της επιχείρησης, τα τμήματα και οι εκχώρηση ευθυνών, η στρατηγική της επιχείρησης και τέλος, ο αριθμός των θέσεων εργασίας που θα συντάξουν την ομάδα κάθε τμήματος.
